Abri uma Empresa… E Agora?

Essa é a pergunta de muitas pessoas que empreendem: "Abri uma Empresa... E Agora?". Essa pergunta muito se deve a falta de conhecimento de gestão ou do mercado. Mas isso é mais comum do que você pode imaginar. Pensando nisso, o SEBRAE de Minas Gerais, em parceria com a Junta Comercial de Minas Gerais, criou essa matéria (logo abaixo) para orientar os empresários que se encontram nessa situação. Afinal, o negócio tem que dar lucro, que compense o investimento feito, e que justifique mantê-la aberta.

Mas o lucro não  vem por  acaso;  consegui-lo é seu desafio diário. Infelizmente muitas empresas não conseguem. Acredite: cerca  de  60%  das  empresas morrem antes de completar o quinto ano de vida. Muitas são as causas, mas as mais incidentes estão relacionadas com as decisões que os responsáveis tomam  diariamente nas empresas, fruto do modelo de gestão adotado. 

Mas como tomar boas decisões? Como administrar a empresa?

Sabemos que o processo de tomada de decisões depende muito da personalidade de quem dirige a empresa, mas também depende do suporte que essas pessoas recebem e das técnicas de  gestão que adotam  para  manter  o negócio  sob domínio. É sobre o aprimoramento de técnicas de gestão que queremos começar  a fornecer  para  você nosso apoio.

Mas, para estarmos juntos neste desafio de administrar bem a empresa, precisamos alinhar com você a importância de algumas ferramentas de gestão que empresas bem-sucedidas não abrem mão de adotar,  e as empresas que fracassaram não adotaram convenientemente.

Primeiramente, queremos chamar sua atenção para o planejamento empresarial.

Planejar é o exercício de se antecipar ao futuro da empresa, de traçar  o caminho  a seguir, de definir rumo,  de preparar a empresa para  vencer as condições  adversas,  de combinar adequadamente os recursos para produzir a competitividade necessária.

Como Elaborar um Plano Estratégico

A  providência de  planejar  a  empresa é  tomada antes de abrir. Se você não cuidou disso, a sorte está lançada, mas ainda dá tempo. Até porque  será ação contínua  daqui para a frente.  Os próximos passos de sua empresa precisam ser imaginados  e definidos, e as condições  e recursos  necessários para  dar esses passos  precisam  ser conseguidos. Se você não sabe para  onde  quer ir, qualquer direção  serve; se não  sabe a empresa que deseja ter, qualquer uma serve; se não sabe o lucro que deseja ou que precisa  ter, qualquer lucro servirá, até lucro zero. A falta  de  planejamento tem  sido apontada como a principal causa dos  fracassos empresariais.

Se você iniciou a empresa a partir de um plano que apontou a viabilidade do negócio, parabéns, começou certo, mas já está na hora  de refazê-lo, de atualizá-lo considerando o fato novo: a empresa está  aberta  e funcionando, não  é mais um sonho. Novas  condições  estão  surgindo,  novas  providências deverão ser tomadas.

O que é e para que serve um Plano de Negócios

Reflita um pouco mais  sobre os  desafios que  tem de  vencer nesta fase de  viabilização do negócio.

As vendas

• Como estão suas vendas?
• Já ultrapassou o “Ponto de equilíbrio”?
• Qual é a meta de vendas que precisa ser alcançada para acumular o lucro necessário?
• Você já sabe onde precisa chegar?
• Já tem uma estratégia de como atingir o volume de vendas ideal?

A Técnica da Venda Eficaz
Truques do Comércio para Atrair Clientes

Ponto  de  Equilíbrio: é uma  ferramenta utilizada pelos empreendedores, baseada nas relações entre vendas (receitas) e custos, cuja finalidade é determinar o ponto  em que as vendas cobrem  exatamente os custos totais da empresa.

Imagine o seu mês. A análise do Ponto  de Equilíbrio indicará quantos dias você terá que trabalhar para cobrir todos os seus custos mensais e começar  a ter lucro.

É bom que você saiba qual é o seu Ponto  de Equilíbrio, pois sem essa informação fica muito difícil saber  se o seu esforço de vendas no mês está sendo  satisfatório  ou mesmo  se a sua estratégia  de vendas está dando resultados. A meta de venda do Ponto  de Equilíbrio e a meta de venda para  gerar o lucro desejado  são a sua principal força  de  planejamento.

Os concorrentes

• Como os seus concorrentes reagiram à chegada da sua empresa no mercado?
• Você já sabe se houve alguma movimentação dos seus concorrentes na política de preços, nas condições de pagamentos ou na qualidade dos produtos/serviços oferecidos como forma de barrar ou criar dificuldades para a sua entrada?
• Você, no contato com os seus clientes, tem percebido a movimentação dos seus concorrentes?
• Qual é a sua estratégia para monitorar a ação dos concorrentes?

Concorrente: você tem, basicamente, dois tipos de concorrentes: o direto e o indireto. O concorrente direto é aquele que fornece um produto igual  ao seu ou com poucas  diferenças.  O concorrente indireto é aquele que compete com você na conquista do cliente, ou seja, ele disputa com você o “bolso do cliente” (renda disponível do cliente) com  outros produtos ou  até mesmo com  produtos substitutos aos que você oferece.

Essa distinção é importante, pois permite a você duas coisas: primeiro,  saber quem realmente está disputando  o cliente com você e as suas estratégias; segundo,  obriga a conhecer melhor o seu cliente para saber quais são os interesses  deles e no que eles pretendem gastar  os seus recursos,  para  que você possa fazer uma oferta adequada às necessidades deles

Os fornecedores

• Como está o seu relacionamento com os fornecedores?
• Você já conseguiu abrir uma política de crédito com eles ou ainda tem que comprar à vista?
• Aqueles fornecedores previstos inicialmente têm atendido a sua necessidade e em condições favoráveis de preço, qualidade e de entrega?
• É você quem tem comprado pessoalmente?
• Como você está controlando a chegada e a saída desse material na sua empresa?
• Qual a sua estratégia para conseguir novos fornecedores e manter uma boa relação com os atuais para ter melhores preços, prazos e condições de pagamento?

Política de Crédito: as empresas, normalmente, elaboram um cadastro de seus clientes, com dados tais como porte da empresa, faturamento médio, últimas compras, pontualidade nos pagamentos, referências comerciais e bancárias, entre outros,  para  definir o risco de crédito de seus clientes, ou seja, o quanto elas podem confiar nos seus clientes. É através dela que as empresas concedem descontos, prazos maiores  para pagamento ou mesmo definem ofertas específicas aos seus grupos de clientes.

Os custos da empresa

• Você já sabe com maior clareza quais são os custos que precisa pagar independente de você vender ou não?
• eles estão sendo registrados para que você possa controlá-los melhor?
• Você já consegue dimensionar se os custos fixos irão se repetir para os próximos meses?
• É possível reduzi-los sem que isso afete o funcionamento da empresa?

Classificação de Custos: quando  nos referimos  a custo estamos  sempre  falando  do sacrifício que as empresas fazem para  pagarem as suas contas. Para  facilitar, podemos dividir os custos em dois tipos:  os custos fixos e os custos variáveis.

Custos Fixos: são aqueles que não  se alteram,  com o aumento  ou a redução  do nível de produção ou de vendas.

Por  exemplo: se a empresa paga  mensalmente o valor de R$ 1.000,00 a título de aluguel do imóvel onde está instalada, havendo um aumento ou uma queda de 15% na produção ou na venda mensal, o aluguel permanece inalterado. É exatamente esse fato que caracteriza  o custo fixo.

Custos Variáveis: são aqueles que variam em função do nível de produção e vendas.

Lucro x Caixa – Diferença entre Lucro e Caixa
Como Calcular a Depreciação de Máquinas e Equipamentos

Por   exemplo:  suponhamos que  uma  empresa venda R$  10.000,00 em  um  determinado  mês  e pague,  a título de  comissões,  5%  das  vendas. Naquele mês,  ela terá  que desembolsar R$  500,00. Caso  aumente suas vendas  para R$  15.000,00, terá  que pagar  não  R$  500,00, e sim R$ 750,00 (5% do novo volume de vendas).

Margem de Contribuição: é um dos conceitos mais  importantes dentro da análise financeira de  uma  empresa.  É o que sobra para  a empresa da receita  de vendas após pagar os  custos variáveis. É através da análise da margem de contribuição  de cada  produto  que você poderá  avaliar a viabilidade de manter ou  não  um produto, de saber se ele lhe traz lucro  ou  prejuízo.

No atual ambiente  de negócios  em que vivemos, ter esses custos definidos e bem  organizados é condição crucial para  o sucesso de uma  empresa. Se você sabe  exatamente quanto custa o seu produto  ou serviço, e o seu cliente lhe pede um desconto, ficará muito mais fácil concedê-lo ou não e fechar uma grande venda. E se você não  está obtendo os  lucros desejados e precisa reduzir  custos, saberá com mais facilidade onde deverá cortar  as suas despesas.

Situação financeira

• Como está o seu resultado financeiro?
• Você já sabe se tem lucro ou prejuízo com sua empresa nesse período?
• Você saberia dizer isso precisamente hoje?

Crédito Não é Remédio para Má Gestão
Planilha Fluxo de Caixa – Controle o Caixa da Empresa

Lucro: por definição, é uma função entre receitas e custos.

Portanto: lucro  = receitas – custos.

As receitas são determinadas pelo preço unitário e o número de unidades vendidas. Portanto: receita = preço x quantidade vendida.

Os custos podem ser divididos em custos fixos e custos variáveis, lembrando que os custos variáveis totais dependem das unidades vendidas.

Portanto: custos totais = custos fixos totais + custos variáveis totais, sendo que os custos variáveis totais = custo variável unitário x quantidade vendida.

Assim, pode-se  tirar algumas conclusões:

1. O lucro poderá ser maior se o custo fixo total for menor;
2. Se você não alterar o seu custo fixo total, para aumentar o seu lucro é preciso aumentar a quantidade vendida ou reduzir o custo variável unitário de seus produtos;
3. O preço exerce um papel fundamental no lucro; no entanto, a sua elevação depende muito do quanto o seu cliente está disposto a pagar.

Dessa forma,  quando  se fala em aumentar o seu lucro, é preciso estar atento a esses fatores que o condicionam. É preciso definir as suas metas para volume de vendas, lucro  e custos, visando obter melhores resultados

Preço de venda

• Como os clientes reagiram aos seus preços de venda e às condições de pagamento oferecidas?
• Agora que você está com a empresa aberta, o cálculo para formar o preço de venda do produto já está mais fácil ou você ainda tem dúvidas sobre como deveria calcular esses preços?
• Você já tem a lista de materiais que tem que comprar em função do volume de vendas do seu produto/serviço?
• Você já se perguntou se os clientes pagariam mais pelos seus produtos ou serviços?
• Comparado aos seus concorrentes, seus preços estão acima ou abaixo dos preços praticados?
• Os clientes reconhecem a qualidade de sua empresa e estão dispostos a pagar por isso?
• Qual a sua estratégia para se diferenciar dos demais?

Nessa  questão  existem  pelo menos  três  métodos que o ajudarão  a calcular o preço  de venda do seu produto: preço  a partir do custo; preço a partir da concorrência e preço a partir do consumidor.

Preço a  partir  do  custo: é  uma  maneira  da  empresa calcular o seu preço  de venda de dentro  para  fora, ou seja, o preço  ideal é calculado para  cobrir todos os custos e despesas da empresa, obtendo, portanto, o lucro desejado.

Preço a partir da concorrência: parte-se do preço praticado no mercado  pela concorrência, ou seja, de fora para dentro, e calcula-se internamente para  verificar se esse preço  cobrirá todos  os custos e despesas  da empresa, obtendo, portanto, o lucro desejado.

Preço a partir do consumidor: parte-se de uma pesquisa junto ao público-alvo para determinar o quanto ele estaria disposto a pagar pelos produtos  e serviços ofertados  para,  então,  verificar se esse preço  cobrirá todos  os custos e despesas, permitindo, assim, chegar  ao lucro desejado.

Assim, qualquer que seja o método  que venha  a aplicar, você precisará  ter a certeza de que o preço  que praticar  será compensador para  a sua empresa, isto é, ele deverá  cobrir os seus custos gerando, ainda,  margem  de lucro. Se o preço  que o mercado  se dispõe a pagar  for menor  que o preço  calculado por você e tido como  razoável para  a sua empresa, é sinal de que você provavelmente precisa rever o seu modelo de negócio para  obter substancial redução  dos seus custos.

Os controles

• Você tem utilizado a ferramenta “Fluxo de Caixa” para gerenciar a entrada e a saída de recursos financeiros na sua empresa?
• Você faz o controle das contas a pagar e a receber?
• As emissões de cheques têm sido controladas?
• Cartão de crédito e descontos de duplicatas são monitorados e controlados?
• Você possui indicadores financeiros, tais como lucratividade, rentabilidade, margem de contribuição, entre outros?
• Qual a sua estratégia financeira de curto, médio e longo prazo?

Fluxo  de  Caixa:  é uma ferramenta utilizada para medir as necessidades futuras de recursos,  a capacidade de pagamento pontual dos compromissos assumidos, bem como a disponibilidade para investimentos. É composto basicamente pela combinação de contas a pagar e contas a receber.

Contas a pagar: são todas  as obrigações  assumidas  pela empresa, como  de compras de mercadorias para  revenda  ou industrialização,  impostos  e outros  custos  variáveis, despesas fixas, investimentos, etc.

Contas a  receber: são  direitos  que  a empresa possui, correspondentes à venda de mercadorias, prestação de serviços ou vendas de bens do imobilizado (imóveis, veículos, equipamentos, etc.).  É importante, para  melhor retratar  as expectativas  de entrada  de caixa,  considerar  as vendas  estimadas,  ainda  não realizadas.

Algumas questões  importantes podem  ser verificadas a partir dessa ferramenta:

• Se houver atraso no recebimento das vendas, como  devo proceder para  ajustar as contas  a pagar?
• Qual o valor das vendas projetadas e em  que data  devo considerá-las?
• Quando o fluxo acumulado for negativo, ou seja, quando  o volume previsto para entrar  for menor  do que o de sair, quais os compromissos a serem postergados para equilibrar o fluxo?
• De quanto dinheiro preciso para manter o funcionamento da empresa.

Para Pensar

As três coisas mais  importantes a serem  medidas num negócio são: a satisfação dos clientes, a satisfação dos empregados e o fluxo de caixa.

Contador

• Como está o seu controle fiscal?
• Você possui um contador?
• Você sabe de todos os encargos, contribuições e impostos que paga?
• Você tem plano de contas para registrar a movimentação de materiais, pagamentos diversos, patrimônio, entre outras, a fim de controlar todas as operações da empresa?

E os funcionários?

• Como está a sua relação com os funcionários?
• Quais os critérios que você utilizou para a contratação?
• Você tem conseguido passar a eles a sua visão do negócio e as metas que a empresa está perseguindo (metas de vendas, de produção, de custos, de lucro, etc.)?
• As funções que inicialmente você desenhou estão claras, e todos sabem o que devem fazer, como fazer e a quem se reportar?
• Como você tem controlado os registros de funcionário?
• Você já possui uma pasta de cada funcionário de acordo com as normas da legislação trabalhista?
• Os salários que você está oferecendo serviram para atrair funcionários talentosos para a sua equipe?
• Você tem uma estratégia para ter pessoas competentes trabalhando para você?

Equipe: a contratação exige alguns cuidados  na seleção de pessoal. Você deve ter muito claro que essa seleção, se não for feita de forma cuidadosa e sistemática, poderá pôr todo o seu trabalho a perder.

Uma vez montada a equipe,  é importante a avaliação de desempenho desse  pessoal;  se forem  metas  quantitativas,  a definição de avaliação de desempenho é um processo simples. Sempre que possível, a atuação  poderá  ser medida em termos específicos, como o cumprimento das metas estabelecidas.

Então, como você cobra resultados de  sua  equipe?

Sua Vida pessoal

• Por fim, como você está após esse período?
• Você tem conversado com amigos ou outros colegas empresários sobre esses desafios e sobre como eles superaram essa fase inicial?
• Você tem conseguido um momento para relaxar e recuperar as energias?
• Você já domina a sua empresa ou a empresa ainda controla você?

Estresse: o estresse é o resultado de uma reação que o nosso organismo tem  quando  estimulado por  fatores  externos   e emocionais. A primeira coisa que acontece é uma descarga  de adrenalina no nosso organismo, e os órgãos que mais sentem são os do aparelho circulatório e do respiratório, causando a aceleração dos batimentos cardíacos e da respiração, podendo levar a uma hipertensão arterial.

Quando o fator de estresse se torna crônico, pode levar à alteração do humor e instalar outros estados, tais como depressão, ansiedade excessiva e agressividade.

Portanto, para  você que acaba  de abrir a sua empresa e enfrentou  nesse  período  os mais diversos desafios,  é importante parar  e  cuidar  um  pouco  de  sua  saúde  mental e  corporal. Lembre-se  de  que  você  hoje é o oxigênio  de  sua  empresa. Sem você a empresa não existe nesse momento tão delicado das etapas  iniciais. Portanto, cuide-se para  não  somar  mais um  número  negativo  nas  estatísticas  sobre  mortalidade de empresas no Brasil.

Seguem  algumas dicas para  combater  o estresse:

Faça exercícios físicos ou pratique esportes regularmente. Isso baixa a pressão arterial e alivia as tensões causadas pelo estresse.

Arrume um hobby ou um passatempo. Isso ajuda a desviar a atenção e aliviar o estresse.

Controle a sua dieta, melhorando os seus hábitos alimentares, evitando o consumo de álcool e o fumo. Ao contrário do que muita gente pensa, essas atitudes não são estressantes, e sim ajudam a combater o estresse.

Procure conversar mais com outras pessoas, melhore o seu relacionamento. Isso não vai curar, mas vai aliviar as tensões.

Procure sair para se divertir e deixe de se preocupar tanto. Isso irá ajudá-lo a encontrar melhores soluções para o seu dia a dia.

O sucesso da empresa depende das decisões do dono. O dono precisa estar permanentemente em ótimas condições  pessoais para  tomar  decisões.

Neste momento, após ter contato com todos esses aspectos importantes na existência da sua empresa, nos quais uma atuação adequada é condição determinante para o seu sucesso, acreditamos ser  imprescindível que  você  faça  uma  reflexão profunda e sincera sobre cada um desses aspectos. Algumas questões foram novidades  para  você, outras  nem tanto,  mas é importante que você  não  se descuide  de  nenhuma delas.  Procure melhorar sempre os resultados  de sua empresa.

Avalie honestamente o que você conseguiu fazer no período em que sua empresa está atuando. Faça uma lista de tudo que deu certo  e errado. Olhe para essa lista de pontos positivos e negativos e se pergunte: O que eu posso melhorar? Como posso corrigir os meus pontos fracos? Quem eu tenho  de contatar para  ampliar  as minhas  vendas?  Como  está  o meu resultado financeiro  nesse período? Tenho caixa suficiente para  enfrentar os próximos três meses?  O que tem dado certo  e merece ser  ampliado e reforçado? O  que  posso  descartar? Como posso  me capacitar para  melhor conduzir a minha empresa? Enfim, é importante fazer um balanço das atividades como  forma de correção de rumo  para  alcançar os seus objetivos.

Fonte: SEBRAE/MG

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