Controles Financeiros

É indiscutível a importância de manter bons controles financeiros para ter sucesso na gestão da empresa. Assim como não adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine esta situação: uma empresa tem centenas de clientes que compram  a prazo e pagam seus débitos no caixa da loja. Para agilizar os recebimentos,  a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

• • Qual é o valor total a receber dos clientes?
  • Qual é o valor que tenho para receber nos meses seguintes?

• • Qual é o montante em atraso?

• • Qual é o valor vencido com mais de 30 dias?
  • Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

Para evitar dificuldades dessa natureza, a empresa precisa definir quais são  as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas.

Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques são essenciais para a gestão financeira, ou seja, sem esses controles, o empresário terá dificuldades para gerenciar as finanças da empresa.

A finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e válidas para o empresário tomar decisões. E para que os controles gerem esse tipo de informações, não adianta a empresa ter diversos dados A empresa precisa, sim, definir quais são os controles necessários e como eles serão organizados para atender as necessidades da gestão financeira.

Controles Financeiros Básicos - Diário de Caixa

O papel do diário de caixa é registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que  ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada. Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa(s) responsável(eis) pelos desvios. Além disso, o controle de caixa fornece informações para:

• Controlar os valores depositados em bancos;
• Controlar e analisar as despesas pagas;
• Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Para ter uma melhor saúde financeira, faz-se necessário:

• Aumentar os prazos para pagamentos aos fornecedores.
• Aumentar o lucro.
• Reduzir prazos de recebimentos de vendas, mediante:
  • aumento das vendas à vista;
  • ações efetivas de cobrança e melhoria no crediário para reduzir os valores em atrasos com as vendas a prazo.

• Acompanhar as entrada de novos recursos no caixa, mediante:
  • integralização de capital dos sócios;
  • vendas à vista de equipamentos.

Podem prejudicar a empresa:

• Aumento de estoques, devido a compras excessivas ou queda nas vendas.
• Aumento dos prazos de vendas, com financiamento  da própria empresa.
• Aumento da inadimplência (clientes em atraso).
• Aumento do  tempo  de fabricação.
• Retiradas de recursos para aplicações em outras.
• Excesso de retiradas pelos  sócios.
• Redução dos lucros  mensais.

Fonte: SEBRAE/MG

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